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WORKS 01
人材派遣業でもペーパーレスは進められる
株式会社晃和 代表取締役社長
斉藤様
サービスを知ったきっかけや活用の決め手について
現在、ペーパレス化を図るAI-OCRを導入しています。
もともとAI-OCRについては認知していて、ペーパーレス化を進めるために検討したが、なかなか自社にあうAI-OCRがありませんでした。そんな時に同業の職場元気さんからAI‐OCRの提案を受けて、他のAI-OCRよりも精度が高く弊社の人材派遣業に活用できるメリットがあると感じ、導入を決めました。
サービス導入前に抱えていた課題
人材派遣業はまだまだ契約書などの書類関係を紙ベースでやり取りすることが主流になっています。紙のコストもかかりますし、保存するにも置き場に困っていました。しかし、今後電子帳簿保存法などが改定され、徐々に対応しなくてはいけないと思い、出来るところからデータ化し業務量を減らしていこうと考えました。
まずはじめに取り組んだのは、派遣社員の水道光熱費などの処理業務です。以前までの業務ですと、何百もの派遣社員が生活する寮の水道光熱費の請求書を目で確認し、手作業でシステムに入力していました。数がかなり多いのでその分時間もかかりますし、ミスがあると手間がかかってすごく大変でした。担当スタッフの業務をどうにか楽にできないかと悩んでいました。
サービス導入後の変化について
現在、ペーパレス化を図るAI-OCRを導入しています。
もともとAI-OCRについては認知していて、ペーパーレス化を進めるために検討したが、なかなか自社にあうAI-OCRがありませんでした。そんな時に同業の職場元気さんからAI‐OCRの提案を受けて、他のAI-OCRよりも精度が高く弊社の人材派遣業に活用できるメリットがあると感じ、導入を決めました。
今後サービスを利用して解決したい課題もしくは、現在取り組んでいる課題
その他の業務にも、幅広くAI-OCRやRPAを活用していきたいと思っています。経営層はもっとRPA化を進め業務効率をあげ、属人化業務を減らしていきたいと思っています。
しかし、実際に業務をしている方々は「RPAに仕事を取られてしまう」「私の仕事が なくなる」「なにをしたらいいの」など現場の社員から不安の声もあります。全体的な協力を得ることが今は課題となっています。やり方を変える事に前向きな方ばかりじゃないので、社員に寄り添いながら一番いい方法でデジタル化を進めていきたいですね。
WORKS 02
株式会社登利平 取締役社長
丸山様
煩雑な紙のやりとりがなくなり作業効率が改善しました。
サービスを知ったきっかけや活用の決め手について
以前からデジタル化しようという思いはありましたが、デジタル化に関して社長自身が無知でしたし、社内にデジタルに長けている人材がいなかったため、なかなか実現できずにいました。
そんな時に、職場元気の伴走型デジタル化支援というサービスを知りました。弊社と一緒になって、システムを作ってくれるという点に大きな魅力と安心を感じました。弊社が長年取り組みたいと思っていたことを実現してくれるサービスはこれだと思い、活用にいたりました。
サービス導入前に抱えていた課題
各店舗と本社とのやり取りは紙ベースで行っていたため、作業効率が悪いと感じていました。 いずれは、デジタル化の推進、ネットを用いたシステムの構築が必要だと、課題感を抱いていました。
サービス導入後の変化について
1〜2日かけて行っていた伝票入力が不要となり、作業時間が大幅に削減されました。また人が入力作業をした場合、どうしてもミスが発生していますが、システムを導入してからはミスがなくなりました。そのお陰で、やり直し作業に取られていた時間もなくなり、作業負担が大幅に軽減しました。
作業に追われていたせいで、今までは目が届かなかった部分にも気づけるようになり、疲れ目も解消されました。
サービスを導入して良かったと思う1番のポイント
伴走プランを導入したことで、社長だけではなく、実際に作業を行っている現場も「この業務はデジタル化できるのではないか」と考えるようになり、社員の意識変化が起きた点は大きな変化に感じています。
今後サービスを利用して解決したい課題もしくは、現在取り組んでいる課題
給料計算や、日報の入力・管理システムも改善していきたいです。
給料計算も振りこみに間に合わせるために休日出勤したりすることもあるため、数年前からデジタル化したいと考えている課題の1つです。
日報も現在は、紙ベースで管理しているので、デジタル化することで作業時間や人員を大幅に削減できるのではないかと思っています。
WORKS 03
作業効率だけでなく、経営判断や人事評価など様々な側面でメリットを感じています。
株式会社昭和食品 代表取締役社長
赤石様
サービスを知ったきっかけや活用の決め手について
弊社の仕事はどうしても手作業が多く、業務管理も比較的アナログな方法で行っていました。社内でも少しずつデジタル化を推進していましたが、大手企業と中小企業では取り組むべき課題や方法が異なることに気がつきました。単に大きなシステムを導入するという事ではなく、現場主体で一緒になって細かくサポートしてくれるプロが必要だと思い、信頼できるパートナーを探していました。そういった点で職場元気のサービスが弊社には合っていると思い、活用を決めました。
サービス導入前に抱えていた課題
食品の製造現場では、手が濡れた状態で機械に触れたり、工場内の湿度が高かったりする関係上、パソコンなどの導入が遅れ、結果アナログな手法に頼ってしまうという背景がありました。
今ではスマホなどの普及により、一人ひとりが比較的安価に電子機器を持つことができるようになった為、これから様々な業務改善、デジタル化を進めていきたいです。
サービス導入後の変化について
管理者やスタッフが、業務や管理データを瞬時に確認できるようになったことは大きな変化です。確認が早くできるという事は、判断も早くなりますので、結果的に作業スピードも向上します。また、デジタル化により、各事業所のデータを確認しやすくなって点も非常に便利です。
サービスを導入して良かったと思う1番のポイント
弊社の製造現場は全部で8工場、従業員は1,000人程度おります。デジタル化を導入することで、ただ作業が容易になるというだけではなく、当日の生産結果を翌日にすぐ確認できたり、使えるものや余分なものが見える化したことによって、経営陣も判断がしやすくなりました。
デジタル化しておくことで、従業員たちにデータに基づいた説明がしっかりできるので、人事評価などにも非常に貢献してくれていると感じています。
今後サービスを利用して解決したい課題もしくは、現在取り組んでいる課題
不要なものは省いて効率化をする、必要なものを必要な時に使える環境づくりをしていく。デジタル化をしてもそれを使っていくのは人なので、使う人にとって使いやすいものにして、お客様の為にきちんとした品質の商品をお返しする事ができる環境を整えていきたいです。
WORKS 04
デジタル導入が社内の信頼関係構築にも貢献。さらに業務効率を改善したいです。
永井酒造株式会社 代表取締役社長
永井様
サービスを知ったきっかけや活用の決め手について
まずは、弊社の業務改革、デジタルコンテンツを使った業務改善ができないかと思ったタイミングで職場元気と出会った事がきっかけです。その中で、システムの導入やシステムの入れ替えではなく「現時点で何が解決できるのか？」ということを現場に寄り添って提案をしてくれた事が1番よかったです。中小企業の1番の悩みであるコストを掛けられないという点についても、今あるシステムや今いる人材で解決できる事を提案していただいた事が決め手になりました。
サービス導入前に抱えていた課題
総務や経理の仕事、商品の受発注など、すべて人の手で行っていました。手作業で行う業務が原因で、残業が発生してしまったり、業務に追われて、新しい企画やアイデアを考える時間が取れなくなってしまっているのが課題でした。
また、受発注の経路がFAX・電話・メールと様々だったものをFAXに一本化し、他システムの導入も検討していましたが、識字率が悪く、一本化に踏み込めないでいました。
サービス導入後の変化について
業務内容やボリュームが見える化したことで、作業内容のすみ分けや精度が上がりました。また、従業員が産休に入って、欠員ができてしまった場合にも、デジタルツールをうまく使いながら業務を回せるようになっています。
受発注については、システムの導入により転記作業がなくなり、業務が削減されました。入力ミスもなくなったので、作業負荷が非常に軽減し ました。
サービスを導入して良かったと思う1番のポイント
業務の棚卸しをしたことで、社員同士の理解が深まり、信頼関係の構築にもつながりました。もう1つは、欠員が1人出ても業務ができるというのは、経営的な面で大きな自信となりました。さらに、パソコンに疎いスタッフでも、ツールを使いこなし、自発的に業務の改善を考えるようになった点も大きな変化です。
今後サービスを利用して解決したい課題もしくは、現在取り組んでいる課題
現在は受発注業務の効率化を中心に行っていますが、今後は在庫管理～出荷までの業務の効率化、またそれに関わるメンバーの人事評価を見える化していきたいと思っています。弊社の日本酒は、日本の自然と文化、先人たちの知恵が生んだ飲み物を作っているので、地域に根差して、永井酒造があってよかったと喜んでいただけるようなものが作り続けていける環境にできればと思っています。
WORKS 05
記録や入力の同じ作業の繰り返しがなくなり、時間短縮ができたことが最も大きなポイントです。
株式会社ヤマダイフーズ 代表取締役社長
田中様
ショクバ元気に相談する前の状態
数字の見える化や、記録した情報の転記作業の無駄をなくすため に、転記にかかる時間を短縮する必要がありました。他のサービスと比較しても、伴走型デジタル化支援がこれらのニーズを最も効果的に解決できると判断しました。
なぜショクバ元気に依頼をしましたか？
当社は発注から在庫管理までの一括管理ができておらず、ペーパー ベースの管理が主流でした。これにより、業務の見える化が不足し、効率が低下していました。
やってもらったこと
サービスの導入により、転記作業の短縮が可能になりました。これにより、業務効率が向上し、スタッフの負担も軽減されました。
どう変わった
現場で作業しているスタッフは平均年齢が50歳とやや高い部署で、はじめはペーパーレス化に反対する人もいました。しかし、管理職のメンバーだけでは現場の理解をすべて得るのは難しい中、ショクバ元気さんにも協力頂き、少しずつ現場の理解も得られ、年間で243時間(388,800円/年)の削 減が実現できました。
伴走支援の感想
記録や入力などの同じ作業の繰り返しがなくなり、時間短縮ができたことが最も大きなポイントです。これにより、他の重要な業務に集中できるようになりました。
これから期待すること
システムの効果的な利用方法についての教育も重要な課題ですのでショクバ元気さんに引き続き協力頂きたいです。また、調達部だけではなく他部署の業務効率化にも期待しています。
WORKS 06
現在のシステムを活用して、大幅な変更なく３０％効率化を進められました。
群馬自動車燃料販売株式会社 代表取締役社長
小野里様
ショクバ元気に相談する前の状態
日々の業務が習慣化する中で、非効率な作業に気づかないまま長年にわたって継続してきたことにより、業務全体が複雑化し特定の担当者に依存する属人化が進んでいました。この状況により、業務の円滑な遂行に支障をきたすリスクが高まっていました。
なぜショクバ元気に依頼をしましたか？
中小企業のニーズに寄り添い、相談しやすい環境を整えていただいたことで、業務における課題や改善点について気軽に意見交換ができると感じたからです。このサポート体制により、現場の問題に対して迅速かつ的確な対応が期待できると考えました。
やってもらったこと
各店舗の売上・過不足・両替・備品注文をVPN通信で本社へ報告後集計できるようになった。
仕訳データを各担当者のPCにて入力し、伝票作成のほかCSVにてデータ抽出後、既存の財務システムへデータ移行できるようになった。
どう変わった
手書き書類のデジタル化により、管理が簡素化され、非効率な作業が排除されたことで作業時間が短縮されました。さらに、効率的な手法を導入した結果、業務プロセスが改善され、約30%の業務削減効果を達成しました。また、既存システムを活用することで作業負担が軽減され、業務の見える化が進み、進捗状況の把握が容易になったことで、目標達成に向けた円滑な業務遂行につながりました。
伴走支援サービスの感想を教えてください
伴走支援サービスの導入により、専門的なアドバイスを継続的に受けることができ、技術的なサポートを通じて課題に対する適切な解決策が提供されました。その結果、品質の高いシステムを迅速に構築することができました。また、経験豊富なエンジニアとの定期的なミーティングを通じて、当初の計画を確実に進行させることができ、スタッフのスキル向上やノウハウの蓄積もできました。これにより、今後のシステム運用や保守においても大きな安心感を得ることができました。
これからショクバ元気に期待することはありますか
引き続き定例会議などを通じて、現場のニーズや課題への理解 を深めつつ業務フローの見直しやシステム化の提案、既存システムの最適化など、実用的かつ効果的なソリューションを提供していただき、スムーズな導入支援を期待しています。
さらに、スタッフのスキル向上やシステムへの理解を深めるための教育やトレーニングなどもお願いしたいと考えています。
