- 今期より新たに開始する電気料金の請求業務において、複雑な計算ロジックや多種多様なデータの取り込み、転記作業が必要であることが判明していた
- 自社のみで運用した場合に、毎月膨大な作業時間と担当者への過度な負荷がかかることが明白であり、円滑な立ち上げに大きな不安を抱えていた
- 現場だけで複雑なプロセスをデジタル化するには、ITリテラシーの面でハードルが高く、専門的な支援を必要としていた
- VBA導入により想定作業時間の99.8%を削減し、月間79時間の工数カットと年間約284万円相当の費用対効果を実現した
- 手作業による転記ミスや確認作業が不要になったことで、現場の心理的負担が大きく解消された
- 業務の棚卸しを通じて無駄や課題が明確になり、現場主導の改善提案が増加するなどメンバーの意識に変革が起きた
VBAで請求書自動化を実現した理由 ― 電気料金請求業務の課題
今期より電気料金の請求業務を新たに開始する予定でしたが、その運用には複雑な計算ロジックや多種多様なデータの取り込み、転記作業が必要であることが判明していました。
自社のみで運用した場合、毎月膨大な作業時間と担当者への過度な負荷がかかることが明白であり、円滑な立ち上げに大きな不安を抱えていました。
また、現場だけでこの複雑なプロセスをデジタル化するのはITリテラシーの面でハードルが高く、専門的な伴走支援を必要としていました。
6か月のkintone・VBA伴走支援で実現した業務改善の中身
今回の6か月間にわたるハンズオン研修では、以下の内容に取り組み、現場担当者自らが実用的なアプリを構築しました。
電気料金請求管理システム（VBA）の構築
早期の立ち上げを実現するため、ExcelのVBAを活用して複雑な計算ロジック、データ取込、転記工程を完全に自動化しました
全社的な業務の棚卸しと課題特定
単なるツール導入に留まらず、全社的な業務ヒアリングを実施し、棚卸し・在庫管理、宿直、勤怠管理などデジタル化により大きな効果が見込める優先4領域を特定しました。
ワークフローの見直し
業務分析を通じてボトルネックの特定や業務フローの見直しを行い、DX推進の土台を構築しました。
VBA活用で作業時間99.8%削減。年間284万円相当の効果を生んだ請求業務改革
導入の結果、想定されていた作業時間の99.8%を削減し、月間79時間の工数をカットすることで年間約284万円相当の費用対効果を実現しました。
現場からは手作業による転記ミスがなくなり、確認作業も不要になったと高い評価を得ており、心理的負担が解消されています。
アンケートではメンバーの100%が満足と回答しており、業務の棚卸しを経験したことでどこに無駄や課題があるか明確になったという声が上がり、現場主導の改善提案が増加しています。
自分たちで業務改善できる思考の型を習得 ― kintone内製化への次の一歩
自分たちで業務を改善できる思考の型を習得できたことです。複雑な請求業務をVBAで解決しつつ、並行して進めた棚卸しワークショップを通じて、業務を分析しボトルネックを特定するスキルを社内で習得できました。
これが次のステップへの大きな自信となっています。
VBAの次はkintoneで内製化へ。伊勢崎ガス様が目指す止まらないDX
これまでの伴走で培った業務を整理する力を武器に、今後はノーコードツールであるkintoneを導入します。専門的なコードが必要なVBAによる自動化を経て、次は現場スタッフが自らの手でアプリを構築・修正できる内製化の体制を目指しています。
棚卸・在庫管理やシフト管理などの優先4領域をアプリ化し、自分たちの業務を自分たちの手で最適化し続ける止まらないDXを推進していきます。
